Digitalisierung im Mittelstand: in Schritten statt Großprojekt

Wer über Digitalisierung im Mittelstand nachdenkt, denkt oft in Großprojekten: neue Software für alles, ein Jahr Einführung, ein Budget, das Entscheidungen blockiert. Unsere Erfahrung ist eine andere: Die Unternehmen, die vorankommen, ändern jeweils eine Sache, sehen den Effekt und gehen dann zur nächsten.

Es ist auch eine Frage der Zahlen. Die KfW zählt in ihrem Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 für den Zeitraum 2022 bis 2024 nur noch 30 Prozent der Unternehmen mit abgeschlossenen Digitalisierungsvorhaben, fünf Prozentpunkte weniger als zuvor. Die Ausgaben sanken um rund 8 Milliarden auf knapp 24 Milliarden Euro. Gründe nennt die KfW unter anderem die schwache Konjunktur und das Ende von Corona-Sondereffekten. Die Hemmnisse, die Unternehmen in den Studien von KfW, Bitkom und DIHK nennen, sind selten die Technik: Es fehlen Fachkräfte und Kompetenz, Zeit, saubere Daten und eine klare Strategie.

Bei KI sind die Angaben verschieden, weil die Studien Verschiedenes messen. Destatis fand für 2024 bei 20 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten KI im Einsatz, die KfW ebenfalls 20 Prozent im Mittelstand. Bitkom kam im September 2026 für Unternehmen ab 20 Beschäftigten auf 57 Prozent, wobei laut Bitkom 59 Prozent der Nutzer das Potenzial gar nicht ausschöpfen. Die Richtung ist klar, die genaue Zahl hängt an Stichprobe und Jahr.

Wo ihr steht: Bestandsaufnahme in einer Stunde

Nehmt euch eine Stunde mit zwei oder drei Kolleg:innen aus verschiedenen Bereichen und beantwortet:

1. Welche Aufgaben wiederholen sich jede Woche und kosten dabei am meisten Zeit?
2. Wo tippen wir Daten ab, die schon irgendwo stehen?
3. Wo warten Kund:innen am längsten auf uns?
4. Welche Software nutzen wir, und welche davon nutzt niemand mehr?
5. Wer weiß, wie das alles zusammenhängt?

Schreibt die Antworten auf. Meist stehen dort schon die ersten drei Kandidaten.

Den ersten Schritt wählen: Aufwand mal Wirkung

Setzt jeden Kandidaten auf eine einfache Skala: Wie viel Zeit oder Geld spart er pro Monat, und wie aufwendig ist die Umsetzung? Beginnt mit dem, der viel spart und wenig kostet. Das schafft den ersten sichtbaren Erfolg und baut Vertrauen im Team auf.

Zwei Prüffragen verhindern teure Fehlstarts: Gibt es für diesen Schritt jemanden, der ihn verantwortet und im Alltag nutzt? Und lässt sich der Erfolg an einer Zahl messen, etwa eingesparten Stunden, Bearbeitungszeit oder Fehlern?

Typische Schritte

E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Für die Ausstellung gilt: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz; ob und ab wann es euch betrifft, klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung). Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen. Das ist ein Pflichttermin, an dem ihr eure Buchhaltungssoftware prüfen solltet.

Zwei Systeme zu einem machen. Ein Beispiel aus einem laufenden Projekt: Bei Bettina Barty wurde der Shop der Schwestermarke Marbert in den bestehenden Shopify-Shop integriert. Ergebnis ist ein Shop für zwei Marken mit eigenen Bildwelten und gemeinsamem Menü. Der Gewinn liegt in der Pflege: eine Bestellstrecke, ein Warenkorb, eine Auswertung statt zwei. Die Marken haben ihren eigenen Auftritt behalten. Solche Zusammenlegungen sind oft ein guter erster Schritt, weil sie Doppelarbeit abbauen und niemandem die gewohnte Arbeitsweise nehmen.

Website und Formulare. Die Website ist oft der erste Berührungspunkt und der einfachste Hebel: ein Formular, das Anfragen sauber an euer CRM übergibt, statt in einem Postfach zu landen. Mehr dazu auf Websites und Relaunch.

Prozesse mit KI-Werkzeugen. ChatGPT, Claude und Gemini können Routinearbeit beschleunigen: Entwürfe für Angebote und Antworten, Zusammenfassungen von Gesprächen, Sortieren von Anfragen. Gute Kandidaten sind Aufgaben, bei denen ein Mensch das Ergebnis kurz prüft, und die sich oft wiederholen. Schlechte Kandidaten sind Aufgaben mit Datenschutz- oder Haftungsrisiko ohne Prüfung. Mehr zu unserem Bereich auf der Seite KI und Automation.

Daten. Viele Digitalisierungsvorhaben scheitern an Daten, die an drei Orten in drei Formaten liegen. Ein einheitliches Kundenverzeichnis, eine Quelle für Produkt- oder Leistungsdaten und Schnittstellen zwischen Shop, Warenwirtschaft und CRM bringen oft mehr als ein neues Werkzeug.

Ein erster Schritt in vier Wochen

Ein Schritt muss nicht lange dauern. So könnte ein Anfang aussehen, hier am Beispiel eines Anfrageformulars, das an ein CRM angebunden wird:

1. Woche 1: Ist-Zustand festhalten. Wie viele Anfragen kommen pro Woche herein, wo landen sie, wie lange dauert die erste Antwort?
2. Woche 2: Formular und Weg der Daten festlegen. Welche Angaben braucht der Vertrieb wirklich, wer bekommt die Nachricht?
3. Woche 3: Umsetzen und mit echten Testanfragen prüfen, auch auf dem Smartphone.
4. Woche 4: Messen. Wie hat sich die Zeit bis zur ersten Antwort verändert, wie viele Anfragen gehen verloren?

Wichtig ist der Vergleich mit Woche 1. Er zeigt, ob der Schritt etwas gebracht hat, und er ist die Grundlage für den nächsten.

Team mitnehmen: Schulung und Veränderung

Technik wird nur genutzt, wenn Menschen sie nutzen wollen. Das ist die häufigste Ursache dafür, dass eingeführte Software im Alltag nicht ankommt. Was hilft:

• Beteiligt die, die damit arbeiten, schon bei der Auswahl. Wer mitgewählt hat, nutzt es lieber.
• Schult in kleinen Einheiten, direkt an der echten Aufgabe, nicht in einer Ganztagsschulung.
• Benennt eine Ansprechperson, an die sich alle bei Fragen wenden können.
• Erklärt, was sich ändert und warum, auch was es für die Arbeit der Einzelnen bedeutet.

Laut Bitkom schulen 70 Prozent der KI-nutzenden Unternehmen ihre Mitarbeitenden. Wer das auslässt, riskiert, dass eingeführte Werkzeuge ungenutzt bleiben.

Typische Fallstricke

• Zu viel auf einmal. Fünf neue Systeme gleichzeitig überfordern jedes Team.
• Werkzeug vor Problem. Wer erst Software kauft und dann überlegt, wofür, zahlt für Funktionen, die niemand braucht.
• Keine Verantwortung. Ohne jemanden, dem das Projekt „gehört“, verschwindet es im Alltag.
• Schlechte Daten übernehmen. Alte Fehler wandern ins neue System, wenn niemand aufräumt.
• Kein Messpunkt. Ohne Zahl vorher und nachher könnt ihr den Nutzen nicht belegen.

Zu Behauptungen wie „80 Prozent aller Digitalisierungsprojekte scheitern“: Eine belastbare Quelle dafür haben wir nicht gefunden. Wir nennen die Zahl deshalb nicht. Belegt sind die Hemmnisse aus den genannten Studien.

Datenschutz und Sicherheit

Jedes neue Werkzeug, das personenbezogene Daten verarbeitet, braucht einen Eintrag im Verzeichnis eurer Verarbeitungstätigkeiten, bei externen Anbietern einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Prüfung, wo die Daten liegen. Bei KI-Werkzeugen gilt: Gebt keine Kunden- oder Mitarbeiterdaten ein, ohne geklärt zu haben, ob der Anbieter sie zum Training verwendet und ob ihr einen Vertrag habt. In der DIHK-Umfrage nennen Unternehmen rechtliche Unsicherheit (59 Prozent) und technische Hemmnisse (50 Prozent) als häufigste Hürden bei der Datennutzung. Die rechtlichen Grundlagen für Marketing und Tracking fasst Recht im Online-Marketing zusammen. Das ist Orientierung, keine Rechtsberatung.

Förderung in Schleswig-Holstein

Das Landesprogramm Wirtschaft 2021 bis 2027 kennt das Modul Digitalisierungsmaßnahmen in kleinen Unternehmen (DKU). Nach der Förderdatenbank des Bundes gilt:

• Zuschuss bis zu 40 Prozent der förderfähigen Kosten.
• Modul Beratung: bis zu 20.000 Euro förderfähige Kosten (mindestens 2.500 Euro). Modul Umsetzung: bis zu 200.000 Euro (mindestens 10.000 Euro).
• Berechtigt sind kleine Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten und höchstens 10 Millionen Euro Umsatz oder Bilanzsumme mit Sitz oder Betriebsstätte in Schleswig-Holstein.
• Der Antrag muss vor Beginn der Maßnahme gestellt werden. Das Programm läuft bis zum 30. Juni 2027.

Zwei Einschränkungen: Die Beratung muss laut Förderrichtlinie von einem für das Bundesprogramm go-digital zugelassenen Berater kommen. Das Bundesprogramm ist Ende 2024 ausgelaufen. Wie das Modul derzeit greift, solltet ihr bei der WTSH erfragen, bevor ihr plant. Außerdem nennt die Förderdatenbank Website, Marketing und Onlineshop nicht ausdrücklich, ob solche Vorhaben förderfähig sind, klärt die WTSH. Wir sagen deshalb nicht, dass euer Projekt gefördert wird.

Fragen an Dienstleister und Werkzeuge

Bevor ihr etwas einführt, hilft eine kurze Liste:

• Welches konkrete Problem löst es, und woran sehe ich das nach drei Monaten?
• Wo liegen meine Daten, und kann ich sie jederzeit vollständig mitnehmen?
• Wer pflegt es nach der Einführung, und was kostet das laufend?
• Was passiert, wenn der Anbieter die Preise erhöht oder das Produkt einstellt?
• Welche Daten verarbeitet es, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Wer diese Fragen nicht beantworten kann, sollte vor der Entscheidung noch einmal nachfragen.

Wie wir arbeiten

Wir bauen und betreuen Websites, Shops und Automatisierungen für Unternehmen, die einen Schritt nach dem anderen gehen wollen. Wenn ihr wissen wollt, welcher bei euch der erste sein könnte, vereinbart eine kostenlose Erstberatung.