KI für kleine Unternehmen: ChatGPT, Claude und Gemini im Alltag

Unsere neue Website ist zum großen Teil im Gespräch mit Claude entstanden: Wir reden, Claude baut, wir prüfen. Davon erzählt unser Making-of. Das klappt, weil Claude bei uns klar umrissene Aufgaben bekommt und wir jedes Ergebnis prüfen. Für kleine und mittlere Unternehmen ist der Einstieg ähnlich schlicht: ein passendes Werkzeug, eine Seite mit Regeln und etwas Übung im Team.

KI für kleine Unternehmen: Wo sie im Alltag Zeit spart

Die größten Gewinne sehen wir bei Aufgaben, die heute jemand von Hand erledigt und die sich ständig wiederholen:

• Schreiben: Antworten auf Anfragen, Angebotstexte, Stellenanzeigen, Newsletter-Entwürfe, Beiträge für LinkedIn.
• Zusammenfassen: Protokolle aus Besprechungen, lange E-Mail-Verläufe, Ausschreibungen, Verträge zum ersten Überblick.
• Übersetzen in eurem Ton und mit euren Fachbegriffen.
• Auswerten: Tabellen aus dem Shop oder CRM hochladen und in normaler Sprache fragen, was sich verändert hat.
• Recherchieren: Wettbewerber, Fördermittel, Anbieter, Vorschriften. Die Ergebnisse kommen mit Quellen, die ihr prüft.
• Vorbereiten: Gliederungen, Gesprächsleitfäden, Checklisten, Präsentationsentwürfe.

Weniger gut geeignet ist KI überall dort, wo eine falsche Antwort teuer wird und niemand nachprüft: Rechtsauskünfte, Preise, technische Daten, Aussagen über eure Kund:innen. Sprachmodelle formulieren auch Fehler überzeugend.

ChatGPT, Claude und Gemini im Vergleich

Alle drei können schreiben, zusammenfassen, Dateien lesen, im Netz suchen und Bilder verstehen. Die Unterschiede liegen im Detail und in der Umgebung, in der ihr arbeitet.

Preise Stand Oktober 2026, ohne Mehrwertsteuer. Daneben gibt es Enterprise-Tarife mit zentraler Verwaltung, Single Sign-on und Aufbewahrungsregeln.

Unsere Einschätzung aus der Praxis: Wer Google Workspace nutzt, sollte mit Gemini anfangen, weil es nichts extra kostet und dort arbeitet, wo die Mails schon liegen. Wer viel mit langen Dokumenten, Konzepten oder Code zu tun hat, ist mit Claude gut bedient. Wir arbeiten selbst damit. ChatGPT ist der Allrounder und hat die meisten Zusatzfunktionen. Testet zwei Werkzeuge parallel mit euren echten Aufgaben, bevor ihr Lizenzen für alle kauft.

Datenschutz: Business-Tarif statt Privatkonto

Das häufigste Problem, das uns begegnet, sind private Gratis-Konten. Wer Kundendaten in ein kostenloses Privatkonto kopiert, gibt sie aus der Hand. Mit den Business-Tarifen der drei Anbieter gilt:

• Eure Inhalte werden standardmäßig nicht zum Training der Modelle genutzt.
• Ihr bekommt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO.
• Ihr verwaltet Konten zentral und könnt sie beim Ausscheiden sperren.

In den Team-Tarifen von ChatGPT und Claude ist nicht garantiert, dass eure Daten in Europa gespeichert werden. Anthropic speichert die Daten aus Claude in den USA, Speicherung und Verarbeitung in der EU gibt es nur über Cloud-Anbieter wie AWS und Google Cloud. OpenAI bietet die Speicherung in Europa für ChatGPT Enterprise an. Für die meisten Aufgaben ist das mit dem Vertrag lösbar. Für Gesundheits- oder Personaldaten sprecht vorher mit euren Datenschutzbeauftragten.

Veröffentlicht ihr Bilder, Videos oder Stimmen aus der KI, gelten seit August 2026 außerdem Kennzeichnungspflichten. Was das für euch heißt, steht im Beitrag KI-Kennzeichnungspflicht.

Weitere Werkzeuge, die sich lohnen

Neben einem der drei großen Assistenten braucht ein kleines Unternehmen selten mehr als zwei, drei Spezialwerkzeuge:

• Übersetzung: DeepL für Texte, bei denen es auf Fachbegriffe ankommt.
• Transkription und Protokolle: Die Videokonferenz-Programme (Meet, Teams, Zoom) bringen das inzwischen selbst mit. Holt vorher die Zustimmung aller Teilnehmenden ein.
• Bilder: Die Bildgeneratoren in ChatGPT und Gemini reichen für Entwürfe und Illustrationen. Für Fotos von Menschen, Produkten und Räumen bleibt ein echtes Shooting die bessere Wahl, auch wegen der Kennzeichnung.
• Automatisierung: Wenn KI Abläufe zwischen euren Programmen übernehmen soll, kommen Werkzeuge wie Make, Zapier oder n8n dazu. Mehr dazu in Marketing automatisieren.

Die vielen Spezial-Apps, die nur einen der großen Assistenten mit eigener Oberfläche verpacken, könnt ihr meist weglassen.

Grok vs. ChatGPT: Was ist mit Grok und Co.?

Grok von xAI ist in X eingebaut und technisch auf Augenhöhe mit den anderen. Für Unternehmen in der EU raten wir derzeit trotzdem ab. Im Januar 2026 hat die EU-Kommission ein Verfahren nach dem Digital Services Act gegen X wegen der KI-Funktionen eröffnet, im Februar 2026 die irische Datenschutzbehörde eine Untersuchung wegen sexualisierter Deepfakes über Grok. Ergebnisse gibt es noch nicht. Solange das so ist, gehören Firmendaten dort nicht hinein.

Für andere Anbieter gilt dieselbe Prüfung: Gibt es einen Business-Tarif, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine klare Aussage zum Training mit euren Daten? Wenn nicht, bleibt es beim Ausprobieren mit öffentlichen Informationen.

Gute Aufträge an die KI schreiben

Die Qualität der Antworten hängt stark davon ab, was ihr der KI mitgebt. Vier Dinge helfen fast immer:

• Rolle und Ziel: Für wen ist der Text, und was soll er bewirken?
• Material: die echten Unterlagen, also das Angebot, das Protokoll, die Tabelle. Je weniger die KI raten muss, desto weniger erfindet sie.
• Form: Länge, Ton, Gliederung, Anrede.
• Grenzen: was nicht vorkommen darf, etwa Preise oder Zusagen.

Ein Beispiel für den Entwurf einer Antwort auf eine Kundenanfrage:

Du schreibst für uns, einen Hersteller von Schwerlastregalen. Entwirf eine Antwort auf die Anfrage unten. Ton: freundlich, sachlich, mit „Sie“. Länge: höchstens 120 Wörter. Stelle die drei Rückfragen, die wir für ein Angebot brauchen: Maße, Traglast, Liefertermin. Nenne keine Preise und keine Lieferzeiten.

Speichert Aufträge, die gut funktionieren, als Vorlage für das ganze Team. In Claude und ChatGPT geht das mit Projekten, in Gemini mit sogenannten Gems. Passt die erste Antwort nicht, lohnt sich Nachfragen meist mehr als ein neuer Anlauf: „Kürzer“, „ohne Fachbegriffe“ oder „die zweite Rückfrage weglassen“ reicht oft.

Typische Fehler am Anfang

• Ergebnisse ungeprüft weitergeben, besonders Zahlen, Namen und Zitate.
• Vertrauliche Daten in private Konten kopieren.
• Nur die Gratis-Version testen und daraus schließen, KI tauge nichts. Die bezahlten Modelle sind bei längeren Aufgaben deutlich besser.
• Zu viel auf einmal wollen. Eine Aufgabe, die gut läuft, überzeugt das Team mehr als zehn halbe.

So führt ihr KI im Unternehmen ein

1. Mit drei Aufgaben anfangen, die heute spürbar Zeit kosten, etwa Angebotsentwürfe, Protokolle und Antworten auf Standardanfragen.
2. Ein Werkzeug wählen und für eine kleine Gruppe zwei bis vier Wochen testen. Notiert, was gut klappt und wo Fehler auftauchen.
3. Regeln aufschreiben, eine Seite reicht: Welche Daten dürfen hinein, welche nicht? Wer prüft Ergebnisse, bevor sie rausgehen? Wann muss gekennzeichnet werden?
4. Schulen. Der AI Act verlangt seit 2025, dass Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden fördern. Wichtiger als die Pflicht ist der Nutzen: Wer weiß, wie man gute Aufträge formuliert und Ergebnisse prüft, holt ein Vielfaches heraus.
5. Ausbauen, was sich bewährt hat, und sammeln, welche Anweisungen gut funktionieren. Claude und ChatGPT können solche Vorlagen als Projekte oder Skills für das ganze Team speichern.

Wenn ihr dabei Begleitung wollt: Wir richten die Werkzeuge ein, schulen euer Team und schreiben mit euch die Regeln. Mehr dazu unter KI-Assistenz. Für einen KI-Assistenten auf eurer Website, der Fragen aus euren eigenen Inhalten beantwortet, siehe KI-Assistent.